いつも時間が足りない人へ　〜タスクと時間の見直し方法〜

毎日、仕事に追われ趣味やスキルアップの時間を作れないという方は
多いと思います。

あれもしたい、これもしたい、でも家事や仕事も忙しい・・・

そうこうしているうちに気づいたら2、3年経ってしまっているんですよね。

わたしもそんなことばっかりです。泣

そんな時間が足りない時のタスクと時間の見直し方法をまとめてみました！

「時間が足りない」を改めて考える

時間が足りないとは

あなたは、そもそも時間が足りないと感じるときはどんな状態でしょうか？

仕事で忙しいとき、家事が忙しいとき、旅行や買い物に行きたいとき

あれもこれもやりたい事がある際にそう感じることが多いと思います。

「時間」＞「やる事」

つまりタスクを消化するための十分な時間が取れないといえます。

タスクが多い

タスクについて考えるとき、有効なのはまず洗いざらい書きして「見える化」する事です。

試しに１日の行動の全てを書き出してみることをお勧めします。

スマホの音声入力を使うと手軽に入力できます。

またできなかったタスクについても書き出してみましょう。

時間がない

タスクに費やしている時間を見直してみましょう。

まずは現状を把握するためにストップウォッチで測ってみましょう！

タスクの量と作業時間のバランスをととのえよう。

「書き出したタスク」と「費やした時間」、「できなかったタスク」について書き出してみたら、

やらなくてもいいタスクや時間をかけすぎているタスクが見えてくると思います。

そして、「本当に必要なタスク」と「そのための相当な作業時間」のバランスをととのえましょう。

「時間」＞「やる事」ではなく

「時間」＝「やる事」

となっている状態を目指しましょう！

タスクの量を見直してみる

当たり前ですが１日は２４時間です。睡眠時間を７時間とすると残り１７時間・・・

とあらためて１日のアクションをひとつひとつ思い出していくと、

自由に使える時間はそこまで多くはなさそうです。

タスクを必要性に応じて４分割する

そんな時間が足りない時は1日のアクションを

①やるべきこと

②やったほうがいいこと

③やらないほうがいいこと

④やるべきでないこと

に振り分けます。

アイゼンハワーマトリクスという緊急度や重要度に応じて
タスクを整理し優先順位を付ける際に役立つタスクマネジメント
がありますが、そんなイメージです。

ここで注意したいのは、1日のアクションをほぼ全部振り分けることです。

睡眠や食事やお風呂なども全てです。

やるべきこと、やるべきでないこと

やるべきこと、やるべきでないことは、「to doリスト」と「not to doリスト」
と呼ばれているものです。

わたしはスマホのリマインダー機能で、曜日別にtodoリストをリマインド設定しています。

また、not to doリストは箇条書きでメモしたものを毎朝8時にリマインド設定しています。

毎朝リマインドする理由は、人は記憶した内容を1日後には7割を忘れているからです。

エビングハウスの忘却曲線です。

やったほうがいいこと、やらないほうがいいこと

次にやったほうがいいこと、やらないほうがいいことを検討します。

これらを上手く見直すことができれば、時間が生まれます。

わたしはなるべく経済的で時間がかからないことを優先して判断しています。

費用がかかり、時間がかかることは思い切ってやめます。

タスクに必要な時間を見直す

取り組むべきタスクが見えてきました。

次に各タスクの作業時間を考えます。

少し面倒ですが、できるならタスクの工程まで細分化して見直すと
よりタイムパフォーマンスを追求できます。

ここで注意したいのは、1日の余暇時間の範囲に収まるように
作業時間を決定することです。

売れっ子芸能人ではないので分単位でスケジュールが組まれていること
はないと思いますが、キツキツの余裕のないスケジュールだと物事は長続きしません。

わたしたち人間の脳は、「快」と感じたことは気持ちよく取り組めるようにできています。
反対に「不快」と思っていることを取り組みづらいようになっています。

やったほうがいいことを習慣化させるためにも、「快適」に取り組めるような状態
を作りましょう。

作業時間、工程を見直す方法

作業時間を見直す際は、能率よく作業するために休憩時間も見込んでおきたいです。

そんな時は、ポモドーロタイマーを使って見ましょう。

ポモドーロタイマーとはフランチェスコ・シリロが開発した、生産性を上げる時間管理法です。

また工程の見直しはガントチャートを使って見直しと同時に見える化も図りたいですね。

タスクと作業時間の見直しでやりたいことをする時間を作ろう。

やりたいことをするためには「既存タスク」と「作業時間の見直し」

をすることでスキルアップや趣味に使える時間を

作ることができます。

みなさんもぜひ見直して、やりたいことの時間を作ってみてください！